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Antes de redactar una carta comercial
dirigida a los clientes, el director de la
empresa o quien elabora la carta debe
tomarse el trabajo de identificar a cada
cliente, es decir informarse sobre cada
cliente. De esta manera, el agradecimiento y
reconocimiento que se le haga a cada cliente
por su fidelidad a la empresa será lo más
personalizado posible.
Sobre la elaboración de la
carta de
agradecimiento al cliente debe tener en
cuenta que la misma no debe exceder de una
hoja. Además debe evitar que la carta
presente errores ortográficos o sintácticos
si no quiere perjudicar la imagen de su
empresa. Pero, sobretodo, no olvide que su
carta debe demostrar que ha sido elaborada
exclusivamente para determinado cliente y no
para los clientes en general.
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El director de
la empresa no debe olvidar colocar su firma
de puño y letra al final de la carta.
La estructura de una carta comercial
presenta tres partes: el encabezado, el
cuerpo de la carta y la despedida (o
cierre).
El encabezado que abarca la parte
superior de la carta incluye el membrete de
la empresa, ciudad, fecha, nombre del
destinatario, dirección, asunto y saludo
inicial. En este tipo de cartas se
acostumbra colocar en el asunto, el motivo
del envío de la carta. Luego, en el
contenido se deberá explicar con mayor
detalle los motivos de la
carta de
agradecimiento. Por último, el cierre de la
carta debe expresar la despedida, nombre,
cargo y firma de quien remite la carta.
A continuación presentamos un modelo de
carta de agradecimiento a los nuevos
clientes de una empresa:
AGENCIA DE TURISMO PERÚ VERDE S.A
.
Cusco, 22 de abril del 2014
Señor Roberto Vivanco
Calle Quintiliano, 28
28002 - Madrid
España
Asunto: Agradecimiento por preferencia
Estimado Sr. Vivanco
El motivo de la presente es agradecerle por
haber elegido nuestros servicios de turismo
en su visita por primera vez a las ciudades
de Tarapoto y Moyobamba. También quisiera
agradecerle por las frases halagadoras que
recibimos de usted y de su esposa, palabras
que nos motivan a seguir trabajando por
mejorar nuestros servicios dirigidos a
turistas procedentes de España.
Asimismo nos complace anunciarle que nuestra
agencia de turismo, como parte de una
política de agradecimiento a los nuevos
clientes, otorga invitaciones para programas
turísticos a cualquiera de los siguientes
destinos peruanos (Tarapoto, Iquitos, Puerto
Maldonado y Cusco), durante tres días, con
un costo de alojamiento, alimentación y
visitas guiadas al 50%. Este programa tiene
vigencia de un año, a partir de la fecha de
emisión de esta carta.
Agradeceremos nos
confirme su visita en un plazo no mayor a
los tres meses.
Esperando nos visite nuevamente, me despido
de Ud. no sin antes reafirmar mi gratitud y
estima personal.
Atentamente,
Pablo Gonzales Navarro
Gerente de Marketing
(Firma)
En conclusión, la
carta de agradecimiento
dirigida a los clientes nuevos es una
estrategia de
marketing que tiene como
finalidad lograr la lealtad del cliente con
la empresa.
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